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如何簡(jiǎn)化自己的工作？

2018-06-29 閱讀次數(shù): 2557

有沒(méi)有和這種人一起共事過(guò)？他們總是試圖要趕在時(shí)間節(jié)點(diǎn)前再多做一件事情。
明知道離會(huì)議開始只剩1分鐘了，卻還要坐下來(lái)回復(fù)幾封郵件再出發(fā)；或者他們答應(yīng)在周五前準(zhǔn)備好一份報(bào)告，而同一天卻還有一項(xiàng)重要工作必須按期完工。
生活中有太多這樣炫耀忙碌的人，他們恨不得把生命中的每一分鐘都塞得滿滿的，以為忙就是實(shí)現(xiàn)個(gè)人存在感和成功的不二準(zhǔn)則。
事實(shí)上，這種冗雜而高頻的工作很有可能讓你只能在無(wú)數(shù)方向上取得一星半點(diǎn)的進(jìn)步，而非專注于某一領(lǐng)域的長(zhǎng)足進(jìn)步。你以為的快速提高，其實(shí)不過(guò)是“暈動(dòng)癥”。
如果不想在瑣碎中無(wú)足輕重，這篇文章也許可以教會(huì)你如何以一種精要的方式設(shè)計(jì)人生。

—01—
取舍：我要的究竟是什么？

在現(xiàn)實(shí)中，取舍是真實(shí)存在的，如果不接受這樣的現(xiàn)實(shí)，我們就注定被迫毫無(wú)選擇地犧牲一些收益，接受任何一個(gè)機(jī)會(huì)都無(wú)疑需要你舍棄其他幾個(gè)機(jī)會(huì)。
你想要更多收入還是更多假期？你想要回完一封郵件還是準(zhǔn)時(shí)去參加會(huì)議？每當(dāng)面臨取舍時(shí)，很多人的第一想法是“如何才能二者兼顧？”然而，主觀上想魚和熊掌兼得，但實(shí)際上就是做不到。
盡管有時(shí)候取舍會(huì)給人帶來(lái)痛苦，但卻代表著一個(gè)意義重大的機(jī)會(huì)，通過(guò)強(qiáng)迫自己權(quán)衡兩者并戰(zhàn)略性地選擇哪個(gè)對(duì)自己是最有利的，就能極大地增加實(shí)現(xiàn)自己目標(biāo)的機(jī)會(huì)。

—02—
為探索和思考：留足空間

今天的世界到處充斥著各種玩意兒，人們受著過(guò)度的刺激，甚至連無(wú)聊的滋味也不復(fù)存在。所有在機(jī)場(chǎng)候機(jī)的人和在診室里等待的人都會(huì)選一樣高科技工具，死死地盯著不放。沒(méi)有人會(huì)喜歡無(wú)聊，然而一旦所有無(wú)聊的機(jī)會(huì)都被剝奪殆盡，我們也同樣喪失了可以用來(lái)思考的時(shí)間。
世界變得越喧鬧，我們就越要開辟出一片可以安靜反思的空間，真正實(shí)現(xiàn)全神貫注，心無(wú)旁騖。工作節(jié)奏越快、越繁忙，就越需要我們?cè)谧约旱墓ぷ魅粘讨辛舫龈嗟臅r(shí)間用以思考。
不管是每天花2個(gè)小時(shí)，還是每年花2個(gè)星期，或者甚至只是每天早上花5分鐘，你要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)空間，讓自己從忙碌的生活中抽身退出。

—03—
精選：只接受前10%的機(jī)會(huì)

在做人生各個(gè)領(lǐng)域中的決定時(shí)，如果我們的選擇標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于寬泛，就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己要面對(duì)的選項(xiàng)太多太多。更重要的是，對(duì)選擇的價(jià)值進(jìn)行評(píng)分，能讓我們更加自覺(jué)更有邏輯、更加理性地作出選擇，而不是聽?wèi){一時(shí)的心血來(lái)潮或情緒支配。
有一種90%法則，在做每一次決定或者每一次進(jìn)退維谷時(shí)，你都可以運(yùn)用它。評(píng)估每一個(gè)選項(xiàng)時(shí)，考慮一個(gè)最重要的決定標(biāo)準(zhǔn)，然后再0—100之前為這個(gè)選項(xiàng)打分。如果得分率低于90%，那就自動(dòng)把評(píng)分降為0，并且果斷地淘汰它。這種方法可以避免在決策時(shí)舉棋不定，或者更早，不得不接受60多分或者70多分的選項(xiàng)。
還有一種方法可以幫助你判斷當(dāng)機(jī)會(huì)向那個(gè)你走來(lái)時(shí)，如何做出最優(yōu)選擇，不妨用以下這種簡(jiǎn)單、系統(tǒng)的流程來(lái)執(zhí)行精挑細(xì)選的標(biāo)準(zhǔn)：
第一步，把機(jī)會(huì)記下來(lái)。
第二步，寫下3條“最低標(biāo)準(zhǔn)”，如果這個(gè)機(jī)會(huì)要進(jìn)入考慮范圍的話，就必須達(dá)到這3條標(biāo)準(zhǔn)。
第三步，寫下3條理想的或“極端標(biāo)準(zhǔn)”，如果這個(gè)機(jī)會(huì)要被考慮的話，也必須滿足這3條標(biāo)準(zhǔn)。按照這個(gè)流程，一旦這個(gè)機(jī)會(huì)不能滿足第一組標(biāo)準(zhǔn)，那么答案很顯然就是No。但是如果它不滿足3條極端標(biāo)準(zhǔn)中的2條，答案依舊是No。


—04—
勇氣：優(yōu)雅說(shuō)“不”的力量

害怕說(shuō)“不”，我們對(duì)此有著充足的理由。我們擔(dān)心自己會(huì)失去一個(gè)重大的機(jī)會(huì)。我們害怕破壞現(xiàn)狀、制造事端、過(guò)河拆橋。一想到會(huì)讓自己敬重、喜歡的人失望，我們就無(wú)法忍受。但這些都不足以讓我們成為壞人。這是人性的一部分。然而，盡管拒絕別人是如此艱難，但如果不這樣做，我們就會(huì)錯(cuò)過(guò)重要得多的東西。
一個(gè)簡(jiǎn)單的答案就是，我們分不清什么才是重要的事情。當(dāng)事情發(fā)生時(shí)，我們變得毫無(wú)防御能力。而與之相反的是，當(dāng)我們對(duì)什么是要事確定無(wú)疑時(shí)，我們就如同擁有了一個(gè)立場(chǎng)，保護(hù)自己免受來(lái)自四面八方的非精要事物的侵襲。
要擺脫這樣的困境，唯一的出路就是學(xué)會(huì)說(shuō)“不”，堅(jiān)定地，堅(jiān)絕地，卻很優(yōu)雅地說(shuō)“不”。因?yàn)橐坏┪覀冞@樣做，就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己對(duì)打擊別人和惹怒別人的擔(dān)心其實(shí)是被夸大的，而且還會(huì)發(fā)現(xiàn)人們實(shí)際上會(huì)更加尊重我們。
自從成為精要主義者以來(lái)，我發(fā)現(xiàn)人們普遍都尊重和羨慕那些有著堅(jiān)定信念勇于說(shuō)“不”的人。
有效說(shuō)“不”的7種方法：
① 不要害怕尷尬地停頓，先數(shù)到3，然后再作出自己的判斷。
② 使用電子郵件，斟酌修改用詞，盡可能優(yōu)雅地說(shuō)“不”或者“不，但是”。
③ “我需要先看一下日程表，然后再答復(fù)你“。
④ 面對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)的要求，一種有效的方法是提醒上級(jí)，如果我答應(yīng)做這件事，那么您將無(wú)法做好其他事，就讓他們來(lái)解決取舍問(wèn)題吧。
⑤ 帶著幽默感說(shuō)不。
⑥ 歡迎你X，我愿意Y，比如，歡迎你用我的車，我保證你一定能拿到鑰匙。這樣一說(shuō)，也委婉表達(dá)了“我不能開車帶你”的意思。
⑦ 這個(gè)我做不了，但X可能對(duì)此感興趣。

—05—
邊界：設(shè)定界限會(huì)帶來(lái)自由

在我們的生活中都會(huì)有這樣一些人，和他們維護(hù)關(guān)系要比跟其他人費(fèi)勁。這些人總是把他們自己的問(wèn)題當(dāng)成我們的問(wèn)題。他們只關(guān)心自己的日程事項(xiàng)，榨取我們的時(shí)間和精力來(lái)為他們的重要事務(wù)效力。
我們?cè)撊绾卧O(shè)定界限，保護(hù)我們免受他人事務(wù)的煩擾呢?下面有幾個(gè)方法供你參考。
1、別人的問(wèn)題不是你的問(wèn)題
我不是說(shuō)我們不應(yīng)該幫助別人。我們當(dāng)然應(yīng)該為別人提供服務(wù)，關(guān)愛(ài)他們，使他們的生活有所改變。但是，如果別人把他們的問(wèn)題變成我們的問(wèn)題，那么我們就不是在幫他們，而是在縱容他們。
2、沒(méi)有界線，就沒(méi)有自由
同樣，如果我們不在自己的生活中設(shè)定界線，那么就只能被囚于別人替我們?cè)O(shè)定的限制之中。相反，如果我們有了清楚的界線，我們就能自由地從整個(gè)領(lǐng)域中進(jìn)行選擇，或者從我們精心選擇的要去探索開發(fā)的全部選項(xiàng)范圍中進(jìn)行挑選。
3、找到自己的壞事者
當(dāng)我讓領(lǐng)導(dǎo)者們確定自己的界線時(shí)，他們幾乎都做不到。他們知道自己是有一些界線的，但就是不能用語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)。一個(gè)簡(jiǎn)單的事實(shí)是：如果你不能和自己、和別人說(shuō)清楚這些界限，那么你期待別人能夠尊重或者找到你的界線，恐怕是不現(xiàn)實(shí)的。


—06—
緩沖：充分準(zhǔn)備帶來(lái)優(yōu)勢(shì)

“緩沖”字面上的解釋是用以避免兩物接觸以免互相傷害的事物。例如，在受保護(hù)區(qū)域的外緣設(shè)立的緩沖區(qū)，就是辟出一塊區(qū)域作為額外空間，將保護(hù)區(qū)和任何可能侵入其中的潛在威脅隔離開來(lái)。
同樣，在工作和生活中只要留一個(gè)緩沖，我們就可以減少執(zhí)行必要任務(wù)時(shí)的阻力。
精要主義者他們高瞻遠(yuǎn)矚，他們規(guī)劃安排，他們籌備應(yīng)急，他們預(yù)料意外，他們?yōu)闊o(wú)法預(yù)知之事置備緩沖，以便意外情況不可避免地發(fā)生時(shí)，自己能有回轉(zhuǎn)騰挪的余地。
設(shè)置緩沖區(qū)的三個(gè)竅門：
1、做完善的準(zhǔn)備；
2、比預(yù)計(jì)時(shí)間多留50%；
3、做好情景規(guī)劃。

—07—
掃除：鎖定你的“最慢行進(jìn)者” 

你工作或生活中“最慢的行進(jìn)者”是什么？阻礙你取得重要成就的障礙是什么？通過(guò)系統(tǒng)定位并移除這個(gè)“掣肘”，你將大大減小阻礙你執(zhí)行重要事務(wù)的摩擦力。

精要主義者不會(huì)默認(rèn)權(quán)宜之計(jì)。顯而易見的和眼前的障礙不是他們的目標(biāo)，他們關(guān)心的是那些延緩前進(jìn)步伐的阻力。他們會(huì)問(wèn)：“重要事務(wù)實(shí)現(xiàn)道路上的攔路虎是什么？”
三步掃除“最慢行進(jìn)者”：
人們很少花時(shí)間認(rèn)真考慮什么樣的努力會(huì)產(chǎn)生成效，什么樣的不會(huì)。但就算我們認(rèn)真考慮了，也很容易認(rèn)為執(zhí)行意味著加法而不是減法。如果我們想要出售更多的產(chǎn)品，那么我們會(huì)增加銷售人員。如果我們想要生產(chǎn)更多的產(chǎn)品，那么我們就會(huì)擴(kuò)大生產(chǎn)。這種方法可以找到清晰的證據(jù)支持。
然而，要改善效果，還有其他思路可循。精要主義者不關(guān)注需要增加哪些精力和資源，而是關(guān)注哪些限制和障礙需要連根拔起。
那么他們是怎么做的呢？1.弄清核心目標(biāo)2.鎖定障礙3.掃除障礙

—08—
更少，但更好

精要主義是對(duì)“更少，但更好”的不懈追求。它也不是提倡為了少做而少做，而是要求我們進(jìn)行真正的權(quán)衡取舍并做出艱難決定，盡可能做出最明智的時(shí)間和精力投資，從而達(dá)到個(gè)人貢獻(xiàn)峰值。
精要主義讓個(gè)人選擇盡在掌握之中，它是一條能讓人獲得新的成就和意義的道路，在這條道路上，讓我們盡享旅程的歡樂(lè)。







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